El Formulario W-9 emitido por el IRS (Internal Revenue Service o Servicio de Impuestos Internos) se emplea habitualmente con el propósito de suministrar información esencial a un individuo o entidad que tiene la intención de efectuar pagos a otra entidad o individuo. Uno de los escenarios más frecuentes ocurre cuando un individuo presta servicios a una entidad en calidad de contratista independiente.
En el caso de que te integres como contratista en una compañía o comiences a ejercer una actividad por cuenta propia, es posible que se te solicite que completes un Formulario W-9 y lo entregues a la compañía que realizará el pago correspondiente.
Principales Aspectos a Considerar
El Formulario W-9 del IRS es empleado para brindar información personal a individuos o empresas que la utilizan para informar sobre los ingresos pagados a otras personas, incluyendo aquellos que trabajan por cuenta propia (como contratistas independientes, freelancers, proveedores y otros clientes).
- Diversos tipos de ingresos son reportados en el Formulario 1099, tales como ingresos de contratistas independientes y pagos como ganancias por apuestas, alquileres, regalías, ganancias y pérdidas de cuentas de corretaje, dividendos y pagos de intereses.
- Quienes trabajan contigo solicitan el Formulario W-9 para recolectar algunos de tus datos personales, como nombre, dirección y número de identificación tributaria (número de Seguro Social para individuos o número de identificación del empleador – EIN en inglés – para empresas).
- Normalmente, completarás un Formulario W-9 cuando la mayoría de las transacciones que llevas a cabo estén sujetas a impuestos y deban ser reportadas al IRS.
Descripción del Formulario W-9 del IRS
El Formulario W-9 es un documento ampliamente utilizado emitido por el IRS. Si trabajas como contratista independiente, freelancer o proveedor de servicios (es decir, trabajas por cuenta propia) para una empresa, o si recibirás ingresos como intereses o dividendos, es probable que la empresa te solicite que completes y envíes un Formulario W-9. Esto permitirá que la empresa prepare un Formulario 1099 de manera precisa, informe los pagos realizados al final del año y determine si es necesario retener impuestos adicionales. Esto también se aplica si tú eres quien contrata a trabajadores independientes.
Responsable de Solicitar el Formulario W-9
La entidad o persona que te paga es responsable de requerir que completes el Formulario W-9. No obstante, el solicitante no está obligado a presentar el Formulario W-9 ante el IRS. En lugar de eso, retiene el formulario y utiliza la información proporcionada para preparar otros informes, como los Formularios 1099 y 1098, y para determinar si es necesario retener impuestos federales sobre los pagos que realizas.
¿Quién Debe Completar el Formulario W-9?
Normalmente, deberás completar un Formulario W-9 si estás trabajando para una empresa y es probable que necesites informar ciertos detalles al IRS. Esto incluye recibir pagos por servicios como contratista independiente, intereses de préstamos hipotecarios e incluso contribuciones a cuentas IRA. La entidad o persona con la que trabajas utiliza el Formulario W-9 para recopilar información personal tuya, siendo el dato más relevante tu número de identificación tributaria (TIN, por sus siglas en inglés).
¿Cuándo debo Solicitar un Formulario W-9?
Cuando te dispones a trabajar con un contratista o proveedor de servicios a quien necesitas pagar, es aconsejable solicitar que complete un Formulario W-9 antes de comenzar cualquier transacción. Omitir este paso podría ocasionar complicaciones una vez que la actividad esté en marcha.
Por lo tanto, antes de iniciar una colaboración con una persona o entidad, asegúrate de obtener un Formulario W-9 si aún no te lo han proporcionado. De lo contrario, podrías encontrarte en la situación de tener que retener impuestos sobre los pagos que realices.
Diferencias entre el Formulario W-9 y el Formulario W-4
Al empezar a trabajar como empleado o contratista independiente, es común que debas completar ciertos documentos para brindar tu información personal.
Si eres contratista independiente, proveedor, trabajador por cuenta propia o recibes compensación por actividades no relacionadas con empleo, en general no eres considerado empleado de quien te contrata. Si no eres empleado, usualmente reportarás tus ingresos en un Formulario 1099-NEC y necesitarás completar un Formulario W-9.
El Formulario W-9 contiene tus datos personales y determina si estás sujeto a retención de impuestos adicionales. A menos que estés sujeto a esta retención, el pagador no retendrá impuestos en tu nombre.
En contraste, si eres empleado, llenarás un Formulario W-4 para que tu empleador sepa cuánto dinero debe retener de tu salario para impuestos federales sobre la renta.
¿Cómo Completar el Formulario W-9 del IRS?
El Formulario W-9 del IRS se puede descargar desde el sitio web oficial del IRS. A continuación, te proporciono una guía paso a paso para completar el Formulario W-9:
Línea 1: Nombre
Ingresa tu nombre tal como aparece en tu declaración de impuestos. Si has cambiado tu apellido sin notificar al Seguro Social, proporciona tanto tu nombre anterior como tu nuevo apellido.
Línea 2: Nombre Comercial
Si tienes un nombre comercial, introdúcelo en esta línea.
Línea 3: Clasificación Tributaria Federal
Selecciona la casilla que corresponda a tu situación tributaria:
- Individuo/empresario individual o LLC de un solo miembro.
- Sociedad anónima.
- Sociedad colectiva.
- Sociedad de responsabilidad limitada (ingresa la clasificación correspondiente).
- Fideicomiso/caudal hereditario.
Línea 4: Exenciones
Si eres una empresa o entidad exenta de retención adicional, completa esta sección siguiendo las instrucciones proporcionadas.
Líneas 5 y 6: Dirección, Ciudad, Estado y Código Postal
Proporciona tu dirección postal completa en estas líneas.
Línea 7: Número(s) de Cuenta
Si es necesario, ingresa los números de cuenta asociados con la transacción.
Parte I: TIN (Número de Identificación del Contribuyente)
Ingresa tu TIN, que generalmente es tu número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación del Empleador (EIN). Si eres un extranjero residente, usa tu ITIN.
Parte II: Certificación
Firma y fecha la certificación. Si estás sujeto a la retención adicional, tacha la casilla correspondiente.
El Formulario W-9 se utiliza para recopilar información necesaria para la presentación de Formularios 1099 al final del año fiscal. Asegúrate de completar el formulario de manera precisa para evitar problemas durante la declaración de impuestos.
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